So erfassen wir Leads bei sipgate

Udo ist ein echtes Urgestein bei sipgate. Er ist bereits seit 18 Jahren dabei – sogar, als die sipgate GmbH noch gar nicht so hieß. Wenn es um externe Events geht, führt kein Weg an ihm vorbei. Ich habe mit Udo gesprochen, um herauszufinden, wie wir bei sipgate Leads erfassen.

Was ist heute deine Aufgabe bei sipgate?

Udo: Ich befasse mich vorwiegend mit der Planung von Messen und allem, was dazugehört. Ich überlege mir, auf welche Messen wir gehen. Daneben helfe ich auch bei der Organisation unserer zahlreichen internen Events. Zum Beispiel die Lean DUS, oder die Nacht der Museen.

Und angefangen hast du hier auch als Messeplaner?

Udo: Angefangen hab ich im Jahr 2000 als Entwickler.

Als Entwickler? Das ist aber ein völlig anderes Feld. Wie kam es dann zu dem Wechsel zu Events?

Udo: Ich hab so gefühlt alle zwei bis drei Jahre was Neues gemacht bei sipgate. Zwischen dem Entwickeln und der Messeplanung habe ich den Support bei uns mit aufgebaut und unseren (damaligen) Online-Shop mitgeführt. Danach hab ich mehrere Jahre lang unsere Academy mitbetreut.

Was genau war das?

Udo: Da haben wir unser Produkt Interessierten aus dem Mittelstand in angemieteten Räumen vor Ort präsentiert. Quasi eine Live Demo vor Ort… Ich habe unsere Privat-Mobilfunklösung simquadrat mit gelauncht. Und auch simconnect, das war meine Idee – gibt es aber heute nicht mehr. Das war zwar zu der Zeit eine Weltneuheit, wir hatten aber intern nicht die Ressourcen, um das Produkt weiter zu verfolgen.

Jetzt sitzen wir heute hier zusammen, um darüber zu sprechen, was wir bei sipgate mit Leads am Hut haben. Was ist ein Lead für uns?

Udo: Ein Lead ist ein Kontakt eines Unternehmens, der an unserem Produkt interessiert ist. Interessiert bedeutet für uns, dass der Kontakt ein konkretes Interesse daran hat, seine Telefonie umzustellen. Interessierte, die sich über unser Produkt informieren möchten, aber keinerlei Kaufinteresse zeigen, zählen wir nicht zu den Leads.

Seit wann erfassen wir Leads nach deiner Definition?

Udo: Früher haben wir händisch Zettel geschrieben und Visitenkarten drangeheftet. Die kamen dann in einem Schuhkarton hier im Büro an, wo sie häufig untergingen. Daher erfassen wir die Leads heute rein digital. Durch einen Workflow sorgen wir dafür, dass jeder Messe-Lead nachtelefoniert wird. Das funktioniert für uns mittlerweile sehr gut.

Und mit welchem Tool habt ihr das gemacht?

Udo: Angefangen haben wir mit der App Akkroo. Die war aber sehr teuer. Die App hat die Visitenkarte gescannt, in Text umgewandelt und dann diese Informationen über eine Schnittstelle zu Hubspot geschickt.

Was ist Hubspot?

Udo: Das ist unser CRM-System, mit dem wir alle Leads erfassen. Damit können wir Workflows – also aneinandergereihte Aktionen – bauen und E-Mails versenden. Durch so einen Workflow bilden wir zum Beispiel den Versandprozess unserer Preisübersichten ab. Unsere Sales-Mitarbeiter versenden so wichtige Preisübersichten schnell und automatisiert an Interessenten.

Du hast eben gesagt, dass wir mit Akkroo angefangen haben. Wieso nutzen wir die App heute nicht mehr?

Udo: Hmm, also erstmal war gut, dass man das Formular zur Leaderfassung online selbst zusammenbasteln konnte. Das Umwandeln der Visitenkarte in Text hat nicht sehr gut funktioniert. Das hat zwischen 3 und 24 Stunden gedauert. Die umgewandelten Karten enthielten oft Schreibfehler. Ich glaube sogar, dass da wirklich Menschen die Arbeit gemacht haben und kein Texterkennungsprogramm. Nach Akkroo haben wir dann ein Start-Up ausprobiert snapADDY funktioniert ähnlich. Die haben sogar auf unseren Wunsch eine Schnittstelle zu Hubspot gebaut. Am Ende ist es hier aber daran gescheitert, dass wir Änderungen am Leaderfassungsformular nur sehr schwer durchführen konnten.

Und was kam dann?

Udo: Danach haben wir mit Hubspot direkt eine Landing Page zur Leaderfassung gebaut. Also eine ganze Website, wo ein Formular drauf war. Da mussten wir dann auf Messen händisch alle Daten eingeben. Das hat zwar funktioniert, aber das war aufwändig. Gerade auf der CEBIT hat keiner Zeit, nach jedem Gespräch die gesamten Kontaktinformationen über ein Tablet in ein Formular einzugeben. Hubspot hatte auch Probleme, mehrere gleichzeitige Formulareingaben sinnvoll zu verarbeiten. Es ist zum Beispiel vorgekommen, dass zwei zeitgleich eingegebene Kontakte zu einem Eintrag zusammengefasst wurden.

Hört sich nach vielen nicht optimalen Lösungen an für unser Problem an, oder?

Das heißt, dass wir schon viel ausprobiert haben beim Thema Leaderfassung und das aktuelle Tool zwar nicht perfekt ist, aber ausreichend gut funktioniert?

Udo: Ja, genau. Auch beim Thema Preis ist die Lösung attraktiv. 1.000 Kontakte kosten ca. 80 Euro. Andere Lösungen kosten auch schon mal 500 Euro im Monat.

Deine größte Erkenntnis aus der ganzen Zeit?

Udo: Vertraue nie der Technik, denn sie macht (auch) Fehler. Tatsächlich frei nach dem Motto: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Hört sich so gar nicht nach sipgate an. Aber so ein Lead ist wirklich wichtig für uns. Denn im Idealfall wird ein Kunde daraus. Wenn ein Interessent aber sein angefordertes Angebot nicht erhält, weil wir den Lead nicht erfolgreich in unser CRM aufnehmen können, kann am Ende in keinem Fall ein Kunde rauskommen. Und der Kunde fühlt sich ignoriert oder vergessen – keine gute Erfahrung.

Das ist der erste Teil eines Zwei-Teilers zum Thema „Leads bei sipgate“. Im zweiten Teil spreche ich mit Marcel über den Vertriebsprozess bei unserer B2B-Lösung sipgate team, der Telefonanlage in der Cloud (Link folgt).