Projektplanung mit Trello: praktisch, flexibel und ganz schön schick

Marina
05.06.2018 0 3:40 min

Projektplanung mit Jira und Microsoft Project kann jeder. Funktioniert zwar, macht aber wenig Spaß. Wir bei sipgate nutzen fast alle Trello. Für mich ist dieses Tool nicht mehr wegzudenken. Es erleichtert mir jeden Tag die Arbeit. Nicht nur durch seinen einfache Bedienung und vielen Funktionen, sondern auch durch schöne Optik.

Trello ist eine cloud-basierte Software mit Apps für Mobile und Desktop und ich kann meine Boards durch wenige Mausklicks perfekt an unsere agile Arbeit anpassen. Dass nenn‘ ich flexibel!

Trello, die digitale Projektplanung

Entwickelt wurde das Tool nach dem Managementprinzip „KANBAN“, eine Produktionsplanungsmethode, die auf dem Pull-Prinzip basiert. Heißt, wir ziehen uns die Arbeit aktiv, statt diese zugeteilt zu bekommen. Eine typische und weitverbreitete Arbeitsweise in der Softwareentwicklung.

Jedes Team hat sein eigenes Board. Stellen Sie sich das wie ein White Board im Büro vor, nur digital.

Unser Backlog: aufgeteilt in drei Spalten mit verschiedenen Aufgaben

Wie funktioniert das in der Praxis?

Alle crossfunktionale Teams in unterschiedlichen Bereichen planen so komplette Projekte. Wir verwenden dieses Tool beim Vorbereiten für das Programmieren oder planen von Social Media Kampagnen und erstellen Redaktionspläne für Blogs. Trello ist dafür ein gutes Hilfsmittel.

Derzeitig arbeite ich in zwei Projekten. In einem berate ich die Entwickler als Kundenbetreuer beim Entwickeln unserer neuen Weboberfläche. Im anderen Projekt helfe ich bei beim Planen und Content-Erstellen für unseren sipgate team blog. Heißt für mich: ein ständiges Umdenken und unterschiedliche Aufgaben, die ich erledige. Mit Trello behalte ich dabei leicht den Überblick. ;-)

Im Entwicklerteam sammeln wir alle Aufgaben in digitalen Karteikarten in einem Backlog. Wichtige Informationen notieren wir sofort.
Einzelne Spalten helfen dabei, den aktuellen Status der Karte aufzuzeigen. Wir treffen uns in regelmäßigen Zeitabständen und schätzen den Aufwand der Aufgaben. Diesen halten wir in Form eines Punktesystems direkt auf jeder Karte fest.

Eine Karte steht für eine Aufgabe: alle wichtigen Infos auf einen Blick

Etwas anders nutzen wir Trello zur Planung des sipgate team blogs. Ähnlich wie im Entwicklerteam halten wir zu planende Beiträge in einem Backlog in einzelnen Karteikarten fest. Anschließend sortieren wir sie in die Spalte des aktuellen Status, also z.B. „Idee“, „Geplant“, „Veröffentlicht“. Das Board in diesem Team spiegelt den Redaktionsplan des Blogs wider. Fristen, Notizen zur Recherche und Kategorie der einzelnen Artikel sind wichtige Informationen in den Karten.

Alle Teamkollegen sehen den Status der Aufgaben, während wir die Karten von Spalte zu Spalte schieben. Wir kommunizieren auf Projektebene ausschließlich über Trello, direkt dort wo unsere Arbeit passiert. Das Ganze ist super schick und ich vertraue sogar darauf, dass meine Oma das hinkriegen würde. :-)

Flexibel und übersichtlich

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Wir strukturieren die Inhalte auf verschiedenen Ebenen und sehen Produktionsabläufe mit gebündelten Informationen des aktuellen Projekts auf einem Blick. Kurz zusammengefasst kann das Tool ganz schön viel – und noch mehr!

Die Kalenderansicht finde ich super, um Fristen zu visualisieren. Mit der Checkliste verfolge ich den Bearbeitungsstatus. Ein besonderes Highlight finde ich die Labels, die ich mit diversen Farben gestalten kann. Notwendige Dateien hänge ich direkt an die Karte an, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben.

Manchmal verwende ich auch zusätzliche PowerUps, die Trello zur Verfügung stellt. Sie ermöglichen mir, zusätzlich weitere Anwendungen mit Trello zu verbinden. Genial!

Mein Fazit: Ein Tool zur Projektplanung, wie es sein soll

Mir und meinen Kollegen macht Trello einfach Spaß. Es ist effizient, übersichtlich und die Planung fühlt sich weniger lästig an. Im Vergleich zu herkömmlichen Anwendungen wie Jira oder Excel ist für mich dieses Tool in Sachen Projektplanung weit vorne. Und das sogar kostenlos!

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