Drei wertvolle Tools für Homeoffice-Muffel

Ja, ich gebe es zu. Ich bin ein Homeoffice-Muffel. Keine Frage. Das Ganze hat seine Vorteile: Der Weg zur Arbeit entfällt und das schenkt mir kostbare Freizeit. In der Mittagspause mal schnell saugen oder eine Waschmaschine anwerfen? Super! Meine Wohnung ist so sauber, ich habe beinahe das Gefühl, im Ikea-Katalog zu leben. Also, wo ist das Problem? Ich denke, mir fehlt das Büro und in erster Linie die direkte Zusammenarbeit mit Kolleg:innen. Gemeinsam vor einem Whiteboard stehen, brainstormen, Stickies kleben, Smalltalk an der Kaffeemaschine, ein Feierabendbierchen… Das alles hat in 3D einfach eine andere Dynamik als vor der Webcam.

Geht es euch ähnlich, oder bin ich der Einzige, dem es so geht? Bestimmt nicht. Das zeigt auch ein Blick auf Tools und Apps, die meine Kolleg:innen vermehrt benutzen, seitdem wir wegen Corona fast ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Natürlich: Für gute Arbeit daheim braucht man auch einen ergonomischen Arbeitsplatz, genügend Bewegung und ausreichend Pausen. Mich haben an dieser Stelle aber explizit Tools und Apps interessiert, die mir nicht nur ein “Büro-Feeling” geben, sondern auch analoge Möglichkeiten der Zusammenarbeit ins Digitale übertragen. Ich hab mich in der Firma umgehört – leider nur per Video-Chat – und dabei sind mir drei Tools besonders aufgefallen.

1. Discord – ein virtuelles Büro

Discord ist eine Sprach- und Video-Chat Software. Davon gibt es viele. Der Unterschied zu Skype und Co. liegt wohl in der Herkunft der Software, denn Discord wurde für die Gaming-Szene entwickelt. Es können Raumstrukturen angelegt werden, in denen sich Gamer für das jeweilige Spiel verabreden und während des Zockens weiter quatschen können. Mein Kollege Christian und sein Team haben darin eine Chance gesehen. Sie haben die Raumstrukturen von Discord genutzt, um alle Teams und Büroräume von sipgate abzubilden. Die Kolleg:innen können sich somit in ihrem Team-Raum treffen und bei Bedarf auch bei anderen Teams “anklopfen”. Christian findet das passend:

„Discord ahmt unsere Arbeitsweise aus dem Büro am besten nach. Mal eben in einem anderen Team-Raum etwas fragen, geht wieder. Bei anderen Tools muss man aktuell einen Call starten oder einen Termin vereinbaren. Das ist für viele Meetings ja auch genau das Richtige, aber nicht so agil und eine Hemmschwelle für schnelle Kommunikation.“

Damit diese Vorteile funktionieren, müssen natürlich viele oder sogar alle Mitarbeiter:innen mitmachen. Bei sipgate scheint das fast der Fall zu sein. Ich bin jetzt auch dabei, denn ich habe einen Raum mit dem Namen Kaffeemaschine entdeckt. Also endlich wieder Kaffeepausen mit Smalltalk.

2. Miro – gemeinsam Stickies kleben

Wer sipgate schon mal besucht hat oder öfters unseren Blog liest, wird es bemerkt haben: Wir lieben Stickies und Whiteboards. Kaum ein Meeting kommt ohne aus. Kein Wunder also, dass sich Miro als Homeoffice-Liebling etabliert hat. Das Tool ist ein kollaboratives Online-Whiteboard und die Funktionen gehen weit über das gemeinsame Kleben von Stickies hinaus. Philipp ist Scrummaster bei sipgate und selbsternannter Miro-Fanboy:

„Miro funktioniert für unsere Zusammenarbeit in den Teams und firmenübergreifend wunderbar, da es das haptische, spontane Element vom Arbeiten mit Stickies am Whiteboard sehr gut nachahmt. Wir benutzen es sowohl für schnelle Brainstormings, Estimation Sessions oder zum Erstellen von großen Roadmaps oder firmenweiten Übersichtsboards über alle Teams und Themen hinweg. Private Boards, die jeweils nur für einen festgelegten Personenkreis sichtbar sind, benutzen wir für persönliche Feedbackgespräche und Retrospektiven. So schaffen wir auch hier einen sicheren, privaten Raum, in dem man sich offen ohne Mitlesende austauschen kann. Ein besonders praktisches Feature ist das einfache Umsortieren, Ausrichten und Umgruppieren von Stickies. In diesem Aspekt ist die Arbeit mit einem virtuellen Board sogar der physischen Variante überlegen.“

Eine Funktion, die mich besonders beeindruckt hat, ist, dass echte Whiteboards digitalisiert werden können. Einfach ein Foto vom echten Whiteboard hochladen und Miro überträgt alles auf den Bildschirm. Es erkennt sogar Stickies, schneidet sie zurecht und man kann sie direkt hin und her schieben. Magic!

3. Der Time Timer – mehr als ein Wecker

Das dritte Tool ist mein persönlicher Tipp an alle, die daheim ein Problem damit haben, die Konzentration aufrecht zu halten. Der Time Timer ist so etwas wie eine digitale Eieruhr und kann für iOS derzeit kostenlos im App Store heruntergeladen werden. Die Funktionen sind simpel: Ihr könnt eine Zeit festlegen und sobald sie abgelaufen ist, klingelt es. Klingt jetzt nicht so spannend, oder? Viel interessanter ist allerdings die sogenannte Pomodoro-Technik, die ihr mit dem Time Timer sehr gut umsetzen könnt. Dabei handelt es sich um eine Zeitmanagement-Methode von Francesco Cirillo. Die grundlegende Idee dahinter ist, dass man den Timer auf 25 Minuten stellt, in dieser Zeit fokussiert arbeitet und dann eine fünf Minuten Pause macht. Nach vier Einheiten – auch Pomodori genannt – sollte eine größere Pause von 15 bis 20 Minuten gemacht werden. Die Zeit scheint aber Geschmackssache zu sein. Mein Team hat sich zum Beispiel auf 50 Minuten Fokuszeit und zehn Minuten Pause geeinigt und für uns funktioniert das sehr gut. Viel wichtiger ist eigentlich, dass ihr euch ein Ziel pro Einheit setzt. Schreibt zum Beispiel einfach kurz auf einen Sticky, was ihr in den 25 Minuten schaffen wollt. Auf meinem Sticky steht gerade Blogbeitrag finalisieren und der Time Timer auf meinem Handy zeigt noch 13 Minuten an.

Zugegeben: Ich könnte auch einfach eine Eieruhr benutzen, die wie eine Tomate aussieht – denn danach ist die Pomodoro-Technik übrigens benannt. Das Praktische an der App auf dem Handy finde ich aber, dass man sie maximieren kann. Ich kann sogar einstellen, dass sich das Display nicht ausschaltet, solange der Timer läuft. Zum einen habe ich so immer im Blick, wie viel Zeit ich noch habe und zum anderen komme ich so nicht auf die Idee, nach neuen WhatsApp-Nachrichten zu schauen. Das mache ich dann gleich in meiner Pause.

Wie geht es euch eigentlich im Homeoffice? Seid ihr auch Muffel oder echte Fans? Ich freue mich auf weitere Tipps, Apps und Tools in den Kommentaren.