Papierlose Buchhaltung – So klappt's wirklich

Corinna
03.05.2018 1 4:48 min

Im Sommer 2015 fuhren wir, das Buchhaltungsteam für einige Tage nach Mallorca, um auf einer schönen Finca darüber nachzudenken, wie wir unsere Abläufe in der Buchhaltung für unsere Lieferanten, unsere Kollegen und natürlich auch für uns verbessern können.

Manche Verbesserungen ließen sich sofort umsetzen: Wir haben testweise für 3 Kollegen Kreditkarten bestellt, mit denen diese bei Fortbildungen das Hotel oder gemeinsames Abendessen bezahlen können. Dann muss niemand mehr das Geld für alle vorstrecken oder – Buchhaltungsalbtraum! – jeder bezahlt für sich und wir werden mit Reisekostenabrechnungen überflutet.

Das Experiment war erfolgreich. Inzwischen haben viele Kollegen eine Firmenkreditkarte, die sie nicht nur auf Reisen, sondern auch für den Kauf von Zertifikaten, Bestellungen jedweder Art oder die Bezahlung von SaaS-Lösungen einsetzen.

Andere Verbesserungen waren umfangreicher…

Die Hälfte der Schränke muss weg – und zwar zackig

Unser Hauptproblem waren die vielen Ordner in unseren Schränken (und weitere tausend in unseren Archiven – ja, die Verwendung des Plurals ist leider richtig). Dort eine Eingangsrechnung zu suchen, ist zeitraubend und eine megabescheuerte Arbeit. Die Entscheidung, nie wieder Ausgangsrechnungen auszudrucken und abzuheften, fiel sehr schnell. Alle Ausgangsrechnungen lagen damals schon digital vor. Aus heutiger Sicht können wir nicht mehr erklären warum wir die Extra-Schritte überhaupt noch gemacht haben :-)

Anders war die Situation bei den Eingangsrechnungen, denn diese kommen per Post oder E-Mail, sind ungeprüft und unkontiert. Relativ schnell haben wir Services zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen gefunden und uns einen davon ausgesucht. Die Implementierungszeit wurde auf drei Monate veranschlagt und war mit relativ hohen Kosten verbunden, sowohl einmalig fürs Setup als auch jährlich für die Pflege. Egal, das war es uns wert.

Nach zwei Monaten haben wir die Reißleine gezogen. Nichts hat so geklappt wie versprochen. Heute fragen wir uns, warum zur Hölle wir uns nicht gleich für eine Cloud-Lösung entschieden haben. Hm, nächste Frage bitte.

Aber seit Juli 2016 haben wir ja eine Cloud-Lösung und diese war innerhalb von einer Woche startklar, kostet nur einen Bruchteil, und kann alles, was wir brauchen. Die Eingangsrechnungen fliegen nach dem Scan in eine Kiste und die Kiste kommt ins Lager, das nun aber immer kleiner wird. Wir trauen uns noch nicht, die Eingangsrechnungen direkt nach dem Scan zu schreddern.

Ziel erreicht – und noch viel mehr

Das Papier, auf dem die Eingangsrechnungen gedruckt sind, sind wir jetzt los. Rechnungen per E-Mail werden direkt an unseren Dienstleister, Bomito, weitergeleitet und müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Die Rechnungssuche ist ein Heidenspaß, weil es rasend schnell geht. Unser Wirtschaftsprüfer findet das einerseits super, weil auch er sofort findet, was er sucht, andererseits kann er uns für die Rechnungssuche in den Ordnern, die wir ihm früher immer zur Prüfung hingestellt haben, keine 400 Euro mehr pro Stunde in Rechnung stellen.

Wir können aber nicht nur nach Rechnungen suchen, sondern auch sehen, was wir gekauft haben. Wer wissen möchte, wie viele Snickers wir und unsere Gäste verdrückt haben, gibt bei der Artikelsuche Snickers ein und findet, wer uns alles Snickers verkauft hat. Und aus jeder neuen Snickers-Rechnung wird ersichtlich, ob ein Snickers teurer (rot hinterlegter Preis) oder günstiger (grün hinterlegter Preis) geworden ist. Das Programm merkt sich auch, welche Kontierung auf der vorhergehenden Snickers-Rechnung verwendet worden ist und kontiert die aktuelle Rechnung mit dieser Kontierung vor.

Freigabelink per E-Mail direkt von Bomito

Für die Rechnungsprüfung kann man Workflows einrichten. Die Rechnung von Lieferant A prüft immer Kollege B oder man weist die Rechnung einer beliebigen (auch externen) Person zu.

Dies geschieht über einen Freigabelink per E-Mail. In der Benutzeroberfläche sieht man schön, ob eine Rechnung schon geprüft, kontiert, bezahlt und nach Lexware exportiert worden ist.

Bomito Benutzeroberfläche mit Überblick über offene Rechnungen

Wir können mit Bomito auch Kreditkartenabrechnungen buchen. Das ist toll, war aber anfangs gar nicht vorgesehen. Das hat Bomito extra für uns gebaut und ist eine große Erleichterung, jetzt, wo wir so viele Kreditkartenabrechnungen von all den Kollegen mit Firmenkreditkarte haben.

Ausblick: Automagisch die Bank buchen

Jetzt Newsletter abonnieren

Jeden Monat die besten Tools, Tipps & Tricks zum digitalen Arbeitsalltag, New Work & Neues zu sipgate team. Details

In den nächsten Wochen werden wir eine Betaversion testen, mit der wir die Bankbuchungen zu den Zahlungen unserer Eingangsrechnungen automatisieren können. Alle Informationen dazu liegen ja schon vor. Mit der gewonnenen Zeit können wir nun nach weiteren Möglichkeiten suchen, um unsere Abläufe zu verbessern.

Mallorca hat sich gelohnt

Das Offsite-Event auf Mallorca war teuer, hat aber mächtig Spaß gemacht. Das Geld dafür haben wir durch die Verbesserung unserer Prozesse längst wieder reingespielt. Neben der Zeitersparnis durch die Automatisierung bemerken wir auch eine geringere Fehlerrate bei den Buchungen. Diese Qualitätssteigerung hat sich richtig positiv auf den Jahresabschluss 2017 ausgewirkt. Den hatten wir stolze vier Monate früher fertig als den Abschluss für 2016 und wir haben ein dickes Lob von unserem Wirtschaftsprüfer bekommen.

Weitere interessante Beiträge

1 Kommentar


R.de Boer:

Schön um sowas mal von eine andere Firma zu erfahren .
Wir sind auch gerade dabei alles um zustellen wobei wir bereits in der Cloud arbeiten .
Was mich etwas verwundert ist das viele Firmen von dieses Thema noch gar nichts wissen oder wissen wollen .

antworten

Schreiben Sie einen Kommentar zu R.de Boer Antworten abbrechen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.