Fahren Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich mit dem Taxi? Wir bei sipgate sind oft unterwegs. Sei es zu den zahlreichen Messen und Fortbildungen, die wir besuchen oder zu einem gemeinsamen Team-Event.
Jeder, der schon mal eine Reisekostenabrechnung einreichen musste, wird mir zustimmen, dass es durchaus Dinge gibt, für die man diese Zeit sinnvoller nutzen kann. Und auch in der Buchhaltung ist die Bearbeitung der Reisekosten ein teils langwieriger Prozess. Deshalb haben wir entschieden, dass sich was ändern muss. Und wir wurden fündig: der mytaxi Business Account.
mytaxi Business Account
Die mytaxi-App bietet mit dem Business Account einen speziellen Service für Unternehmen, um die Abrechnung von geschäftlichen Taxifahrten zu vereinfachen. Teilnehmende Unternehmen mit mindestens zehn reisenden Mitarbeitern erhalten monatlich eine Sammelrechnung mit allen mytaxi Fahrten – inklusive einer selbst festgelegten Rechnungsadresse.
Problemkind Reisekostenabrechnung
Vor der Einführung des mytaxi Business Accounts sah der Reisekostenprozess für Taxifahrten so aus: Bei Bezahlung des Taxifahrers frage ich nach einer Quittung (Wie oft habe ich das schon vergessen?). Diese reiche ich bei der Buchhaltung als Teil meiner Spesenabrechnung ein. Dazu hefte ich die Quittung an die Abrechnung und trage die Summe an entsprechender Stelle im Formular ein. Dabei muss ich immer die Namen meiner Mitreisenden und Start- sowie Endpunkt der Fahrt angeben.
Meine fertige Abrechnung reiche ich dann bei der Buchhaltung ein und warte, bis ein Kollege diese bearbeitet hat. Die Bearbeitung dauert in etwa zwei Minuten. Das Geld für die Taxifahrt bekomme ich dann meistens mit dem nächsten Gehalt überwiesen. In Messe-intensiven Zeiten sind das gut und gerne mal 200 Euro im Monat, die ich so vorstrecken muss.
Mehr Komfort und Zeit nach der Umstellung auf mytaxi
Nachdem meine Kollegen und ich mit dem Prozess zunehmend unzufrieden waren und auch die Buchhaltung in manchen Zeiten einen Großteil ihrer Zeit mit der Abrechnung von Taxifahrten verbracht hatte, war allen klar: das muss besser gehen.
So haben wir Anfang 2017 mytaxi zu einer Demo eingeladen und erfahren, mit welcher Unternehmenslösung der Abrechnungsprozess vereinfacht werden kann. Dabei fanden wir es besonders angenehm, dass mytaxi mit AirPlus, unserem Kreditkartenanbieter, zusammenarbeitet. Jede Taxifahrt wird auf der monatlichen Abrechnung automatisch und einzeln aufgeführt. Dabei ist die Umsatzsteuer direkt ausgewiesen. So benötigt unsere Buchhaltung gar keine Taxiquittungen mehr. Das ist super! Findet auch Sonja aus der Buchhaltung: „Ich finde mytaxi klasse! Jetzt muss ich endlich keinen Kollegen mehr wegen vergessener Taxiquittungen hinterherlaufen.“
Bezahlen können Unternehmen aber nicht nur mit der AirPlus Kreditkarte. Es sind einige weitere Partner angebunden, so z.B. car2go, Miles&More oder auch HRS.
Für den komfortablen Kreditkarten-Service zahlen wir eine Gebühr (aktuell 84 Cent netto) pro Transaktion bzw. Taxifahrt an mytaxi. Doch dieser Betrag ist durchaus zu verschmerzen, wenn man bedenkt, wie viel schneller der Prozess jetzt ist. Früher haben unsere BuchhalterInnen mehrere Minuten für die Bearbeitung einer Abrechnung benötigt – heute sind es dagegen nur noch etwa zehn Sekunden, die für die Überprüfung von Datum und Betrag anfallen. Eine echte Produktivitätssteigerung wenn man bedenkt, dass wir 130 reisende KollegInnen sind, die allein jedes Jahr mindestens zwei mal auf Fortbildung sind.
Was haben wir seit der Einführung des mytaxi Business Accounts gelernt?
mytaxi funktioniert bislang sehr gut für uns. Die Buchhaltung ist froh über die gewonnene Zeit, die sie für sinnvollere Projekte nutzen kann. Die Mitarbeiter freuen sich, dass man keine Taxi-Quittung mehr vergessen kann. Doch ein Problem hatten wir zu Beginn: Einige Mitarbeiter haben Privatfahrten aus Versehen über den Firmenaccount bezahlt.
Denn: wenn man die App benutzt, ist nicht direkt ersichtlich, welche Zahlart bzw. welchen Account man gerade verwendet. So ist es häufig passiert, dass Mitarbeiter bei Privatfahrten am Wochenende nicht so genau auf die Details in der App geachtet und einfach über den Business Account bezahlt haben. Doch dafür haben wir eine Lösung gefunden: Es gibt einen so genannten „Projektnamen“, den man bei jeder Fahrt angeben kann. Und in der Weboberfläche des Business Accounts lässt sich dieses Feld als Pflichtfeld festlegen.
Beim Projektnamen benutzen wir die Kategorien „Lernen“, „Leben“ und „Arbeiten“. Lernen ist z.B. eine Fortbildung, Leben meistens ein Team-Event und Arbeiten ein Messebesuch oder ähnliches. Mit diesen drei Projektnamen kommen wir gut aus. Nach der Umstellung zum Pflichtfeld kamen über die Firma bezahlte Privatfahrten nicht mehr vor. Das liegt daran, dass man durch die Pflichtangabe eines Projektnamens sehr schnell merkt, dass man gerade den Firmenaccount benutzt.
Übrigens: Alle Mitarbeiter haben Ihre Privatfahrten nachträglich selbst bezahlt. ;-)
Warum macht der mytaxi Business Account Ihr Unternehmen produktiver?
Mit dem Firmenangebot von mytaxi haben wir den Reisekostenprozess in der Buchhaltung deutlich schlanker gestalten können. Die auf Reisekosten verwendete Zeit beträgt heute nur noch ein Zwölftel von der vor Einführung des mytaxi Business Accounts. Sonja und ihr Team nutzen jetzt einen Teil ihrer Zeit deutlich sinnvoller und ich darf endlich wieder Taxiquittungen vergessen.
Die Anmeldung zum Geschäftskundenservice erfolgt übrigens per E-Mail an businessaccount@mytaxi.com. Hier erfahren Sie auch, mit welchen Reisekostenmanagement-Partnern mytaxi zu welchen Konditionen zusammenarbeitet.
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