Wir haben bei sipgate keine Personalabteilung. Trotzdem kümmert sich Rebecca aus dem Team „Nur Gutes“ um viele Belange, die im Bereich Human Resources anfallen. Ich habe mich mit Ihr unterhalten, um herauszufinden, welches Tool für welche Aufgaben im Bereich Personal zum Einsatz kommt.
Wie hat das angefangen mit dir und sipgate?
Rebecca: Angefangen habe ich als Werkstudentin im September 2017. Seit Juni bin ich Vollzeit hier im Team „Nur Gutes“.
Wie kam es zu dem Team-Namen?
Rebecca: Als wir einen Namen für unser Team gesucht haben, wollten wir bewusst nichts „Klassisches“, wie HR oder Personal. Daher haben wir einen Kollegen gefragt, an was er denkt, wenn er an unser Team denkt. Und da hat er gesagt „an nur Gutes“. So ist das entstanden.
Was sind deine Aufgaben bei sipgate?
Rebecca: Ich schaue mir die eingegangenen Bewerbungen an und leite diese an die Teams weiter. Ich unterstütze sie bei Entscheidungen für oder gegen eine Bewerberin oder einen Bewerber und begleite die Vorstellungsgespräche. Dann regel‘ ich den Orga-Kram bei Zusagen. Ich kümmere mich mit um das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. Daneben sind wir immer Ansprechpartner rund um alle Personalangelegenheiten und wirken aktiv am Thema Organisationsentwicklung mit.
Für welche Aufgaben nutzt du Tools, um deine Arbeit zu vereinfachen?
Rebecca: Momentan nutzen wir Jobmin. Da steigen wir aber gerade auf Workable um. Daneben nutzen wir die „sipgate basics“: G-Suite, Slack, Yammer. Aber kein weiteres spezielles HR-Tool neben Workable. Und das Tool Reiner für die Zeiterfassung. Das ist ein reines Cloud-Tool und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich selbst in ihr Zeitkonto einloggen. Dort können sie dann korrigieren oder Urlaub beantragen. Das dient bei uns der Selbstkontrolle ihrer 40-Stunden-Woche.
Das heißt, der Chef erfährt nichts von den Zeitkonten der Mitarbeiter?
Rebecca: Ich glaube nicht, dass Tim da reinschaut. Aber wir sprechen Mitarbeiter an, wenn diese deutlich zu viele Überstunden oder Minusstunden haben. Denn das ist normalerweise ein Zeichen dafür, dass etwas im Team nicht optimal läuft. In so einem Falle sprechen wir direkt mit der Kollegin oder dem Kollegen. Tim erfährt da nichts von.
Was ist deiner Meinung nach der große Mehrwert von Workable?
Die Benutzeroberfläche von Workable
Rebecca: Wir wollen alle Mitarbeiter besser in unseren Bewerbungsprozess integrieren. Bei Jobmin mussten wir Bewerbungen immer an Teams weiterleiten. Jetzt hat jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin Zugang zu Workable. Sprich, jedes Teammitglied erhält Zugang zu den für sein oder ihr Team relevanten Bewerbungen und kann direkt selbst auf sie reagieren. Der Bewerber oder die Bewerberin erhält dadurch viel schneller Rückmeldung auf seine bzw. ihre Bewerbung.
Workable bildet unseren Recruiting-Prozess deutlich besser ab als Jobmin. Das war immer starr. Jetzt können wir unseren eigenen Bewerbungsprozess im Tool direkt abbilden und jederzeit anpassen. Das ist wesentlich übersichtlicher. Anstehende Aufgaben sind direkt sichtbar.
Also hilft dir das Tool auch dabei, die Erfahrung einer Bewerberin oder eines Bewerbers hier bei sipgate zu verbessern?
Rebecca: Ja, auf jeden Fall. Vor Workable konnten Bewerbungen uns nur per E-Mail erreichen. Mit Workable sollen die Bewerber zukünftig die Möglichkeit erhalten, sich nicht nur per E-Mail zu bewerben, sondern auch über ein Formular auf unserer Seite. Noch ist aber nur die Bewerbung via E-Mail möglich. Über das Formular laden sie ihren Lebenslauf und ihr Anschreiben hoch. Es folgt eine automatisierte Eingangsbestätigung, die dem Bewerber oder der Bewerberin direkt Infos zur erwarteten Wartezeit und zum weiteren Prozess gibt. Wir melden uns dann aber auch in jedem Fall nochmal zurück. Wir soll hier vor allem das Team, welches eine Stelle besetzen will, sein. Durch Workable können unsere Kollegen und Kolleginnen direkt selbst mit den Bewerbern und Bewerberinnen in Kontakt treten.
Was genau passiert denn mit meiner Bewerbung, zum Beispiel auf einen Entwickler-Job?
Rebecca: Wenn eine Bewerbung über ein Formular bei uns eingeht, landet sie im Applied-Ordner. Wir schauen uns die Bewerbungen durch und machen eine Vorauswahl. Wenn wir bei einigen Bewerbern erkennen, dass sie nicht passen und gewisse Voraussetzungen nicht erfüllen, schicken wir ihnen eine Absage. Die meisten Bewerbungen jedoch leiten wir an die Teams weiter. Also in deinem Beispiel an unsere Entwickler-Teams. Dann kann ein Entwickler-Team dem Kandidaten Rückmeldung geben. Das ist entweder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder eine Absage. Vor dem Vorstellungsgespräch folgt optional eine Hausaufgabe. Als letzten Schritt gibt es ein oder mehrere Probearbeitstage. Der Bewerbungsprozess endet mit einer Absage nach dem Probearbeiten oder einer Zusage und anschließendem Vertragsschluss.
Das Tool soll in Zukunft für uns automatisch Erinnerungsmails an Peers senden, wenn noch Aufgaben offen sind. Peers heißt, Bewerbungen landen bei dem Team, welches die Verstärkung sucht. Wir sehen zu jedem Bewerber und jeder Bewerberin eine Art Profilseite, welche alle Ereignisse und erfassten Daten zur Bewerbung enthält. Das ist quasi unser Bewerbungs-CRM.
Nach der Vertragsunterzeichnung ist Workables Verantwortungsbereich vorbei. Für uns geht es dann weiter mit dem Onboarding-Prozess. Dieser begleitet neue Kolleginnen und Kollegen innerhalb der ersten sechs Monate sehr intensiv.
Haben sipgate Mitarbeiter andere Rechte oder Rollen als ihr?
Rebecca: Ja, es gibt Admins und Team-Member. Team-Member sehen nur die Bewerbungen des jeweiligen Fachbereichs. Also Daniel kann als UX-Designer nur unsere Design-Bewerbungen einsehen. Jeder unserer 150 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat einen Workable-Zugang. Wir im Team „Nur Gutes“ sind Admins, haben also Zugriff auf alle Bewerbungen. So finden wir eine gute Balance aus Vertraulichkeit, Selbstverantwortung und der Bewerbungserfahrung.
Kann das Tool auch mit Initiativbewerbungen umgehen?
Ja, es gibt dafür einen Job, der heißt „Initiativbewerbung“. Bewerbungen darauf landen aktuell bei uns und wir ordnen sie dem entsprechenden Fachbereich zu. Wir überlegen, ob es sinnvoller ist, direkt pro Rolle so einen Job anzulegen, damit die richtigen Teams Zugriff auf die Bewerbung haben.
Wie war denn das Onboarding des Tools selbst? Wie hoch sind die Kosten, wie gut ist der Support?
Rebecca: Die Kosten liegen bei 8.000 US-Dollar im ersten Jahr. Das ist etwas teurer, als andere Tools, aber auch nicht übertrieben teuer. Die Umstellung war okay. Wir haben einen englischsprachigen Implementierungspartner aus Athen, da wir ein Zusatzpaket gebucht haben. Die Einrichtung des Tools ist trotzdem Arbeit.
Wenn du dir das perfekte Tool für deine Arbeit mit Bewerbern wünschen könntest, wie sähe das aus?
Rebecca: Workable ist mir noch zu unflexibel. So ein paar Sachen stören mich. Der Bewerbungsprozess im Tool lässt sich nicht selber ändern oder neu erstellen. Da müssen wir zu oft den Weg über unseren Partner gehen. Workable sagt, dass das mit Tracking zu tun hat. Der Support antwortet sehr schnell und ist auch wirklich hilfreich. Aber Autonomie sieht anders aus. Gewisse Stellen im Tool lassen sich nicht übersetzen. Das heißt, wir arbeiten mit einem teilweise englischsprachigen Tool. Aber da arbeitet Workable gerade dran. Was mir noch zum perfekten Tool fehlt ist ein Talent Pool. Also quasi ein dauerhaftes Bewerber-CRM, wo wir eine Gruppe von Bewerbern und Bewerberinnen drin haben, auch nach einer Absage. Das wäre eine echte Hilfe, wenn wir bei neuen Stellenangeboten auch proaktiv auf Menschen zugehen könnten.
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