Faxe so einfach wie E-Mails versenden – mit sipgate team und dem sipgate Faxserver

Philipp
23.05.2018 7 3:23 min

Faxe versenden im Jahre 2018? Gibt’s das noch? In der Kommunikation zwischen Unternehmen sind Faxe nach wie vor sehr verbreitet. Als wir bei sipgate letztes Jahr neue Kopierstationen bestellt haben, haben wir das bis dato eigenständige Faxgerät entsorgt. Heute versenden und empfangen wir unsere Faxe über eine der zwei Kopierstationen. Ist deutlich einfacher so.

Wir erhalten täglich mehrere Faxe. Da ist viel Werbung bei, aber auch viel sinnvolle Kommunikation von unseren Dienstleistern, Partnern und Kunden.

Auch, wenn die Fax-Technologie eigentlich analog ist, gibt es auch bei digitalen, VoIP-basierten Telefonanlagen (wie sipgate team) häufig weiterhin Faxlösungen. Hierzu fällt mir folgende Redensart ein: Das Fax ist tot, lang lebe das Fax!

Faxen bei sipgate team

Aus diesem Grund bildet der Faxversand auch in unserer Cloud-Telefonanlage sipgate team eine zentrale Funktion und lässt sich direkt aus der Weboberfläche heraus nutzen. Da sich aber nicht alle Kunden täglich in Ihren sipgate team-Account einloggen bzw. Faxinhalte per PDF vorliegen, hat unser Partner Florian Schwendtner (von Zag1 Productions – Systemhaus für Computertechnik) ein Problem erkannt und eine Lösung gebaut. Danke dafür, Florian ;-)

Faxen Sie mit dieser Lösung bequem über Ihren Exchange Server, also z.B. mit Microsoft Office Outlook oder Office 365. Das ist einfach und unkompliziert. Deshalb stelle ich Ihnen diese kostenlose Zusatzfunktion heute vor. Disclaimer: Hierbei handelt es sich um eine Drittanbieterlösung, für die wir keinen Support anbieten.

Einfach faxen mit dem sipgate Faxserver

Ist die Extension entsprechend eingerichtet, läuft der Faxversand so ab: Wird eine E-Mail mit einem PDF-Anhang und einer Ortsrufnummer im Betreff an das dafür erstellte Exchange-Postfach geschickt, kann diese Nachricht verarbeitet und als Fax versendet werden. Der Faxserver prüft, ob ein Anhang im PDF-Format vorhanden ist, die Größe von 2 MB nicht überschritten wird und die Empfängernummer im Betreff ein gültiges Format hat. Anschließend wird das Fax an sipgate übermittelt und erscheint in der Ereignisliste in der Weboberfläche mit einem eindeutigen Übermittlungsstatus. Dieses Vorgehen funktioniert ebenso von Ihrem Smartphone oder Tablet aus.

Die Lösung ist vollständig mandantenfähig, d.h. Sie können den Exchange-Server für mehrere sipgate team-Konten nutzen. Hinterlegen Sie pro Absenderdomäne unterschiedliche sipgate-Zugangsdaten in einer Textdatei auf dem verarbeitenden Server.

Auch SMS per Outlook versenden

Auch, wenn der Dienst primär zur Vereinfachung des Faxversands gebaut wurde, können Sie genauso unkompliziert SMS darüber versenden. Die Nachricht wird dann als (Web-)SMS verschickt, wenn kein Anhang gefunden und die Empfängernummer eine Mobilnummer ist. Einfach, oder?

Voraussetzungen für das einfache Faxen

Testen Sie sipgate team 30 Tage kostenlos

Nutzen Sie den vollen Funktionsumfang parallel zu Ihrer bestehenden Telefonanlage – keine Hardware nötig.

Testphase starten

Der Faxserver kommt als Windows-Installationspaket (exe/msi) und muss auf einem Windows-Server ab 2012 R2 installiert und z.B. via Taskplaner/Aufgabenverwaltung regelmäßig ausgeführt werden. Geben Sie in einer Konfigurationsdatei das zu verarbeitende Exchange-Postfach inkl. Zugangsdaten an. In einer weiteren Textdatei tragen Sie die sipgate-Zugangsdaten mit Absenderdomänen ein. Bei Ausführung werden die „Faxe“ im Posteingang verarbeitet und anschließend in den Papierkorb verschoben. Kann ein Fax/E-Mail nicht verarbeitet werden, verbleibt sie im Posteingang. Mithilfe von Autodiscover wird eine Verbindung zum Exchange-Server hergestellt. Hierbei dürfen keine Zertifikatfehler auftreten. Die Anwendung ist für Exchange-Online, sowie Exchange On-Premise geeignet.

Hier geht’s zu den Dateien

Wenn Sie die Drittanbieteranwendung mit Ihrem sipgate team-Account nutzen möchten, finden Sie hier die entsprechenden Dateien. Für die Zukunft plant Herr Schwendtner ebenfalls eine Anbindung an die REST-API.

Kontaktdaten:

Zag1 Productions – Systemhaus für Computertechnik
Inhaber: Florian Schwendtner
Marktplatz 8a
89134 Ulm/Blaustein

Tel.: 0731-14112018
Mobil: 0163-7198268

Weitere interessante Beiträge

7 Kommentare


Daniel Waldmann:

Habt ihr euch schon überlegt, die Idee mit dem Faxserver wie folgt weiterzudenken?

Direkt über Sipgate wird eine E-Mail Adresse {{eigeneFaxnummer}}@ sipgateteam.de angeboten. Sende ich dann eine E-Mail mit PDF Anhang (kleiner als 2MB) an diese Adresse und habe im Betreff eine gültige Faxnummer wird das Fax von Sipgate versendet. Es würde sich auch anbieten in der Admin-Oberfläche vorgeben zu können, wer an die {{eigeneFaxnummer}}@ sipgateteam.de Adresse senden darf. Kann das Fax nicht versendet werden, erhalte ich die Fehlermeldung per E-Mail.

So kann ein Anwender flexibel Faxe per E-Mail versenden – unabhängig, welches Mail-System zum Einsatz kommt und die Faxfunktion kann so auch sehr einfach in andere Systeme und Workflow integriert werden.

antworten

    Philipp:

    Hallo Daniel,
    interessante Idee hast du da. Ich werde das mal unseren sipgate team Product Owner herantragen. Aus Nutzersicht wäre dein Vorschlag auf jeden Fall sehr wertvoll. Wenn sich hier was in die Richtung tut, erfährst du es auf jeden Fall im Blog.
    Viele Grüße,
    Philipp

    antworten

Carsten Wolff:

Was machen User mit einem reinen Mac-Netzwerk?

antworten

    Philipp:

    Hallo Carsten,
    danke für deine Rückmeldung. Wenn bei euch der E-Mail-Dienst über einen Mac-Server läuft, kannst du die vorgestellte Lösung nicht nutzen. Aktuell gibt es von (dem Entwickler) Florian noch keine Mac-Alternative, da seine Kunden überwiegend mit Windows-Servern zu tun haben.
    Viele Grüße,
    Philipp

    antworten

Christian Senkel:

Hallo,

über einen anderen Kontext bin ich über diesen Blog gestolpert (hab selbst kein Sipgate-Team, eher Sipgate-Consumer :) ) und möchte die Idee von Daniel aufgreifen bzw. hat mich ebenfalls ergänzend auf eine Idee bezüglich des Themas Fax2Mail, Mail2Fax gebracht.

Wenn so eine Mail aussehen würde:
Absender: max.mustermann@example.com
Empfänger: 02110000000@sipgateteam.de
Betreff: Fax an Kundennummer 12345678 – Rechnung 87654321.
Inhalt/Text: PDF.

Erklärung zu den einzelnen Elementen:
„Absender“ legt man im Online-Portal von Sipgate Team an und weist diesen einer ausgehenden Faxnummern zu. Ob nun eine eigene „Private“ Faxnummer oder eine Sammelnummer, wäre eine Einstellungssache.
Zum Beispiel:
max.mustermann@ hat die Faxnummer für die Buchhaltung, moritz.mustermann@ hat die Faxnummer für den Vertrieb.
Dies ist auch gleichzeitig ein Hinweis, das die Mailadresse existiert und einem Account gehört.
„Empfänger“ ist eine Zusammenstellung von Faxnummer und sipgate-Server und muß dann wieder vom Server gesplittet werden. 02110000000 ist dann die entsprechende Empfängernummer.
„Betreff“ ist nur intern für den Versender um im Mailarchiv das Dokument wiederfinden zu können.
Optional eine Art Faxkennwort unterbringen (Für jeden Mitarbeiter ein anderes, wie dann im Sipgate-Team-Portal festgelegt) um späteren SPAM-Missbrauch zu vermeiden.
„Inhalt/Text“ beinhaltet PDF oder Word-Datei (falls unterstützt).Wenn keine PDF vorhanden, wird anhand eines angelegten Formulars (oder eines Standard-Formulars der komplette Text der eingegeben wurde versendet.

Vorteil ist, das der Absender eine reale Mailanschrift ist und da direkt die Sendebestätigung hingehen könnte und es wiederum im Mailarchiv sicher abgelegt werden kann.

Soweit zu meiner Idee, die mir sehr spontan eingefallen ist.

Viele Grüße,
Christian

antworten

    Philipp:

    Hallo Christian,

    ich freue mich über deinen sinnvollen Vorschlag zur Weiterentwicklung der Fax-Funktion. Ich kopiere deinen Kommentar einfach mal und leite ihn an den team-Product Owner weiter. Bei so viel Rückmeldung sollte eine Weiterentwicklung eigentlich drin sein, hoffe ich ;-)

    Viele Grüße,
    Philipp

    antworten

Florian Schwendtner:

Der Sipgate Faxserver 1.1.0 mit REST-API-Unterstützung ist fertig!

Nachdem sich in den letzten Monaten nun doch einige Sipgate-Kunden bei mir meldeten und die Idee gerade im Unternehmens- und Sipgate-Team-Umfeld sehr gut ankam, gab es heute ein Update auf die neueste Schnittstelle. Nun wird die Fax und SMS-Übermittlung via REST-API durchgeführt. Hierzu wird zuerst die „UserId“ des Sipgate-Benutzers abgefragt. Anschließend wird für Faxe der erste, zum Senden berechtigte Faxanschluss und für SMS der SMS-Anschluss verwendet.

Gerade bei größere Sipgate-Team Kunden/Installationen hat der Faxnutzer nicht immer die Berechtigung auf den Standard-Faxkanal „f0“ oder den Standard-SMS-Anschluss „s0“ zuzugreifen. Jetzt kann der Faxserver auch in solchen Installationen zum Einsatz kommen. Die Dateien finden sich weiterhin unter dem Link im Blogpost – die Release-Notes wurden aktualisiert.

antworten

Schreiben Sie einen Kommentar zu Daniel Waldmann Antworten abbrechen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.