Das Wichtigste ist etwas Undigitales: viel miteinander reden

Wer schon einmal auf einem unserer sipgate-Events gewesen ist, hat ihn gesehen: den Mann mit dem Bart und der Mütze. Sein Name: Axel. Gemeinsam mit seinen Team-Kolleginnen und -Kollegen ist er bei uns für alle Events zuständig. Mir hat er verraten, welche Tools das Team und er benutzen, um bei der Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben den Überblick zu behalten.

Axel, was genau ist deine Aufgabe bei sipgate?

Axel: Wir kümmern uns um alles, was mit Events und Happenings in, bei und um sipgate zu tun hat. Wir leben ja ein sehr offenes Haus – 2017 hatten wir allein hier im Haus mehr als 10.000 Besucher – mit Meetings, Barcamps und unserem eigenen Veranstaltungsformat Lean DUS. Außerdem sponsorn wir diverse Musikfestivals, das Open Source Festival gerade, das New Fall Festival im Herbst und in diesem Jahr zum ersten Mal auch das Eier mit Speck Festival in Viersen. Wir kümmern uns um alles, was damit zu tun hat: Organisation, Kommunikation, Social Media, Werbung – die eierlegende Wollmilchsau.

Wir reden hier ja, weil ihr für die Kommunikation untereinander und die Organisation unserer Events Tools benutzt. Welche sind das?

Axels Evernote-Account

Axel: Das Wichtigste ist für uns etwas völlig Undigitales: viel miteinander reden. Das ist das A und O. Wir haben ein wöchentliches Planning, in dem wir die Veranstaltung der nächsten zwei Wochen besprechen, ein bis anderthalb Stunden lang. Im Anschluss schauen wir noch auf die längerfristigen Termine – gerade bei Veranstaltungen, die erst in einem halben Jahr anstehen, müssen wir früh viel vorbereiten, z.B. Druckunterlagen, Handwerker für den Bühnenbau beauftragen etc.

Digital hilft uns die GSuite, also Google Drive, weil wir dort mit mehreren auf ein Dokument zugreifen und darin arbeiten können. Und dann gibt es ein paar persönliche Sachen: Mit ein paar Kollegen nutze ich die Todoist, ich mache viel in Evernote und während andere hier viel mit Trello arbeiten, habe ich Meister Task.

Das überrascht mich: Ich bin fest davon ausgegangen, dass die meisten Tools hier alle nutzen. Wie kommt das?

Axel: Ich habe ja nicht nur eine Aufgabe, sondern eigentlich immer 100 nebeneinander und diese Komplexität bilde ich sehr gut mit Meister Task ab. Das Tool erinnert ein wenig an Trello.

Axels Meister Task-Account

Was ist der große Unterschied zu Trello?

Axel: Ich finde die Darstellung einfacher und schöner. Und ich finde es übersichtlicher, weil ich zu jedem großen Projekt separat Todos abrufen kann – in Trello würde mich die Vielzahl an kleinen Aufgaben erschlagen.

Für was nutzt du Todoist, noch ein Aufgaben-Tool? Welche Aufgaben sammelst du dort?

Axel: Meister Task benutze ich für das Grobe. Bei Todoist schreibe ich rein, was ich heute, morgen, übermorgen wirklich machen muss – sehr viel kleinteiliger. Da steht auch drin, dass ich meinen Müll runterbringen muss. Außerdem viele wiederkehrenden Todos dabei: Checke täglich deine Google Notizen, und so weiter.

Meine morgendliche Routine sieht so aus: Ich mache meinen Rechner auf, gucke in meine Mails, weil dort auch die gesammelten Todos für den Tag aus Todoist per Mail reinlaufen, damit ich weiß, was heute alles ansteht. Und dann ist da auch noch der Google Kalender, damit ich bloß nichts vergesse.

Verstehe ich das richtig: Wiederkehrende Termine und Dinge, die du aktuell auf dem Schirm haben musst, sammelst du in Todoist, große und projektbezogene Aufgaben in Meister Task Und bei Google Kalender steht dann der Rest deines Lebens?

Ja, schon. Das Gute ist ja, dass man alle Tools miteinander verbinden kann.

Nutzt du die Tools in der kostenlosen Variante?

Axel: Meister Task schon, aber bei Todoist die Premiumversion.

Warum?

Wie gut klappt das denn?

Axel: Für den ganz großen Überblick haben wir im Team noch ein haptisches Board, aber ansonsten ist fast alles digital: Ich mache mir Gesprächsnotizen auf meinem iPad und schicke sie mir an Evernote. Einmal in der Woche – ein Todoist-Termin erinnert mich daran – sortiere ich all die Notizen dann und räume auf.

Wie wichtig ist Evernote für dich?

Axel: Evernote ist mein Archivsystem. Vor allem wegen der wirklich guten Suchfunktion. Selbst handschriftliche Notizen, die ich mit GoodNotes erstelle, kann ich so finden. Seitdem ich Evernote habe, sortiere ich keine E-Mails mehr. Wenn etwas wichtig ist, schicke ich mir das an Evernote und so schaffe ich es auch am Ende des Tages auf Inbox Zero zu kommen. Das hat den großen Vorteil, dass ich genau weiß, wo ich Dinge abgelegt habe. Wonach ich früher zehn Minuten gesucht habe, finde ich jetzt in unter einer Minute.

Evernote, Todoist, Google, GoodNotes, Meister Task – du schiebst aber ganz schön viel hin und her.

Axel: Sicherlich mache ich eher dreifache Buchführung. Aber irgendwann denkst du darüber nicht mehr nach.

Euer Einladungsmanagement macht ihr mit Eventbrite?

Axels Eventbrite-Account

Axel: Eventbrite ist sehr praktisch: Du kannst dort Events anlegen, das Ticketmanagement läuft darüber, über eine Smartphone-App kannst du die Tickets am Eingang dann wiederum direkt einscannen. Du kannst mit Wartelisten arbeiten, Leute anschreiben und solange man für die Veranstaltung keinen Eintritt nimmt, ist das auch alles kostenlos.

Ihr organisiert Lean DUS jeden Monat – wie muss ich mir die Planung dafür vorstellen?

Axel: Zum Glück ist Lean DUS mittlerweile ein Selbstläufer. Das planen wir kaum noch, da hat jeder seine Aufgabe: Der eine kümmert sich ums Personal, der andere um Eventbrite, Technik, Newsletter. Aufwändig sind Konzerte, Barcamps, etc. Da gibt es immer viele Sonderwünsche.

Wer denkt sich bei Lean DUS die Speaker aus?

Axel: Jeder bei sipgate kann vorschlagen, aber viele Speaker kommen auch aus unserem Team. Die Ideen habe ich als Google Notiz. Ansonsten lasse ich mich auch von anderen Veranstaltungen hier in Düsseldorf für gute Speaker inspirieren – wir kooperieren seit Jahren zum Beispiel mit der Beyond Tellerrand.

Wenn du dir was wünschen könntest: Welches Tool müsste für dich erfunden werden?

Axel: Spannend fände ich einen Automatismus für die Lean DUS-Veranstaltungen. Wenn wir per Knopfdruck alle Prozesse in Gang setzen könnten: Lege die Veranstaltung in Eventbrite an, buche Personal, statistisch gesehen werden zehn Kästen Bier benötigt, bestelle sie. Auch wenn es immer das Gleiche ist, ist es doch viel Handarbeit.

Außerdem hoffe ich, dass ich bald nichts mehr in irgendwelche Tools eintippen muss, weil sich alles mit Sprache steuern lässt.

Was steuerst du jetzt schon mit Sprache?

Axel: Zuhause beleuchten wir Räume, hören Musik, steuern die Heizung. Wenn mir abends was einfällt, erzähl’ ich das Alexa. Dann landet es in meinem Ablagesystem. Oder ich setze morgens nach dem Zähneputzen, per Alexa Zahnpasta in der App Bring! auf die Einkaufsliste. Das ist wie Magie und macht großen Spaß. Ich habe keine Geheimnisse und wenn da irgendeiner zuhört, dann hört der sich den größten Quatsch aller Zeiten an.

Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe zum Thema „Tools bei sipgate“. Hier finden Sie weitere Interviews zum Thema  Webdesign und Recht und Regulierung.